Es treten auf: Ein Piratenabgeordneter; Ein Informationsfreiheitsgesetz; Eine Berliner Innenverwaltung, die für ihr schwieriges Verhältnis zur Aktenführung bekannt ist.

Prolog (1999)

Im Jahr 1999 verabschiedet das Berliner Abgeordnetenhaus eines der ersten Informationsfreiheitsgesetze in Deutschland. Wo früher das Amtsgeheimnis herrschte, soll nun – in der Theorie – jeder ein Einsichtsrecht in die Akten der Verwaltung haben. Unter anderem regelt das Gesetz auch, dass jede Behörde verpflichtet ist „Verzeichnisse zu führen, die geeignet sind, die Aktenordnung und den Aktenbestand sowie den Zweck der geführten Akten erkennen zu lassen“ und diese öffentlich zugänglich zu machen. Denn zu wissen, worüber eine Behörde welche Akten führt, ist oft die Grundlage dafür, genau nachfragen zu können.

Akt I (April-Dezember 2012)

April 2012. In einer Kleinen Anfrage bitte ich den Berliner Senat um Informationen zur Umsetzung des Informationsfreiheiheitsgesetzes. Unter anderem frage ich nach der Führung und Veröffentlichung von Aktenplänen. Nach einer weitgehend ausweichenden Antwort in diesem Punkt – erhalten im August – frage ich noch einmal im Detail nach und erhalte schließlich im November eine ausführlicherer Antwort.

Von den zahlreichen Berlinern Behörden werden dort nur einige aufgeführt, die überhaupt Aktenpläne führen. Insbesondere zwei von acht Senatsverwaltungen und sieben von zwölf Bezirksverwaltungen kommen dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht nach. Ganze drei Behörden veröffentlichen ihre Aktenpläne im Internet: Das Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf, der Polizeipräsident und der Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wie machen die anderen Behörden ihre Aktenpläne „öffentlich zugänglich“? Sie können dort „zu den üblichen Geschäftszeiten“ eingesehen werden, so der Senat. Zu einer Veröffentlichung wird kein Anlass gesehen.

Wir beschließen, die Aktenpläne einfach selbst zu veröffentlichen, wenn sie doch „öffentlich zugänglich“ sind. Also schreiben wir alle aufgeführten Behörden an und stellen Anträge nach dem Informationsfreiheitsgesetz, um uns Kopien der Aktenpläne zukommen zu lassen. Gleichzeitig stelle ich eine weitere Kleine Anfrage, um endlich eine abschließende Liste aller Behörden zu bekommen, die gar keinen Aktenplan führen. Es ist Dezember.

Akt II, Szene 1 (Dezember-März 2013)

Von verschiedenen angeschriebenen Behörden kommen uns nun nach und nach Antworten zu – teilweise gleich mit Links auf den von nun an online gestellten Aktenplan. Die Senatsverwaltungen selbst erweisen sich jedoch als schwierig – mit Ausnahme der Finanzverwaltung, die uns schnell einen vollständigen Aktenplan übersandt hat. Bald wird aus den Antworten deutlich, dass die Senatsverwaltung für Inneres die Federführung übernommen hat, um zu entscheiden, wie mit unseren Anfragen umgegangen werden soll.

Im Januar erhalten wir ein „Hinweisschreiben“ des Innensenats, auf Nachfrage dann im Februar auch einen offiziellen Bescheid. Eine ausgefeilte juristische Argumentation von ungefähr einer DIN-A4-Seite kommt zu dem Schluss, man müsse uns keine Auskunft geben. Eine Übersendung des „allgemein zugänglichen“ Aktenplans der Innenverwaltung an uns kommt nicht in Frage. Grund: Aktenverzeichnisse sind keine Akten. Das „erhellt“ laut Senat daraus, dass die Aktenverzeichnisse „gewissermaßen als Metadatenbestand zu den geführten Akten zu qualifizieren sind“. Eine bemerkenswerte Ansicht, sind doch nach Informationsfreiheitsgesetz „alle schriftlich, elektronisch, optisch, akustisch oder auf andere Weise festgehaltenen Gedankenverkörperungen und sonstige Aufzeichnungen“, die amtlichen Zwecken dienen, Akten. Außerdem seien die Aktenpläne ja schon allgemein zugänglich, und ein solcher „Dualismus“ zwischen Auskunft und allgemeiner Zugänglichkeit wäre „unstimmig“.

Wir dürfen also keine Kopie des Aktenplans erhalten, weil er ja eh schon allgemein zugänglich ist. Dürften wir dann wenigstens diesen Zugang zum Aktenplan erhalten? Theoretisch schon, es gäbe da nur ein Problem: Darin seien personenbezogene Daten enthalten, die erst datenschutzrechtlich geprüft werden müssten.

Bitte was?

Akt II, Szene 2 (März 2013)

Zitat aus dem Inhaltsprotokoll der 22. Sitzung des Ausschusses für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit am 4. März 2013

Dr. Simon Weiß (PIRATEN) stellt fest, dass offenbar ein Zielkonflikt bestehe, wenn Daten und Dokumente nach einer Vorschrift allgemein zugänglich zu machen seien, aber nach datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten hingegen nicht. – Müsse man nicht annehmen, dass die Aktenverzeichnisse, die nach § 17 Berliner Informationsfreiheitsgesetz für jedermann zugänglich sein sollten, gerade deshalb keine personenbezogenen Daten enthalten dürften?

Staatssekretär Andreas Statzkowski (SenInnSport) erklärt, er könne einen solchen Zielkonflikt nicht erkennen.

Akt II, Szene 3 (März-Mai 2013)

Unterdessen stellen wir bei unseren Recherchen fest, dass das Thema bereits 2008 in einem Bericht des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit aufgegriffen wurde und auch im Abgeordnetenhaus behandelt. Damalige Reaktion des Senats: Der Verpflichtung zur Führung von Aktenplänen wird weitgehend entsprochen, man schickt aber noch einmal ein Rundschreiben rum. Wir können uns des Eindrucks nicht erwehren, dass damals schlicht darauf gesetzt wurde, dass niemand weiter nachfragt.

Im April erhalten wir von der Innenverwaltung die Auskunft, eine Einsicht wäre jetzt möglich. Wir lassen uns also einen Termin vor Ort in der Innenverwaltung geben. Nebenbei fragen wir an, ob es uns denn möglich wäre Kopien des Aktenplans vor Ort anfertigen zu lassen. Während wir auf eine Antwort warten, fangen wir schon einmal an Angebote für Handscanner zu vergleichen.

Unterdessen erreicht mich mit rekordverdächtiger fünfmonatiger Verspätung die Antwort auf meine Anfrage zu Behörden, die keine Aktenpläne führen. Leider wird die Frage dabei schlicht ignoriert und wieder einmal nur auf Senats- und Bezirksverwaltungen verwiesen. Zum ersten Mal in meiner Abgeordnetentätigkeit sehe ich mich gezwungen, eine solche Anfrage einfach fast wortgleich noch einmal zu stellen.

Kurz vor dem Einsichtstermin erreicht uns dann auch eine weitere Antwort: Es kann eine Kopie angefertigt werden und uns bei der Einsicht ausgehändigt werden. Es würden dafür lediglich Verwaltungsgebühren von 70 Euro anfallen. Wir erklären uns einverstanden, die Kosten zu tragen.

Akt III (Mai 2013)

An einem sonnigen Tag im Mai mache ich mich also zusammen mit einem Referenten in die Senatsinnenverwaltung in der Klosterstraße auf. Wir werden am Eingang abgeholt und in einen großen, leeren Besprechungsraum geführt. Auf einem Tisch stehen ordentlich nebeneinander drei schmale Aktenordner.

Auf unsere Bitte hin gibt man uns die angefertigte Kopie. Die personenbezogenen Daten seien inzwischen anonymisiert worden – wie sich herausstellt, ging es um einige nun geschwärzte Personennamen auf einer von 500 Seiten. Nach wenigen Minuten verlassen wir unsere „Einsichtnahme“ mit einer Kopie genau jenes „allgemein zugänglichen“ Dokuments, dass wir fast ein halbes Jahr zuvor angefragt hatten.

Später am Tag ist das Aktenverzeichnis bereits eingescannt und mit diversen Notizzetteln zu interessanten Stellen versehen. Bleiben noch die Verzeichnisse von vier anderen Senatsverwaltungen zugänglich zu machen. Und die Frage, ob man das mit der offenen, bürgernahen und modernen Verwaltung nicht auch besser machen könnte.

Aktenplan der Senatsverwaltung für Inneres und Sport

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